I. Alternativlos: Vorsorgevollmacht für Unternehmer

Wenn ein mittelständischer Unternehmer krank wird, sind alle in Not:

• Der Unternehmer selbst, weil er für diesen Fall nichts delegiert hat.
• Die Mitarbeiter, weil sie nicht wissen, was sie tun sollen.
• Die Banken, weil sie keinen Unterschriftsberechtigten haben.
• Die Familien aller Beteiligten, weil sie nun in Unsicherheit sind.

Vorsorgevollmacht für Unternehmer – eine ökonomische Notwendigkeit!
Fortführung und Existenz eines Unternehmens können auf dem Spiel stehen, wenn es keine Vorsorgevollmacht für den Fall vorübergehender oder ständiger Abwesenheit gibt.
Die private Vorsorgevollmacht reicht meistens nicht aus, weil konkrete Handlungsanweisungen für den Umgang mit Unternehmensorganisation fehlen.

Unternehmen in Not – durch Handlungsunfähigkeit des Unternehmers
Handlungsfähigkeit des Unternehmens heißt Handlungsfähigkeit des Unternehmers. Ist diese nicht gegeben, entstehen für das Unternehmen irreparable Schäden. Der Unternehmer kann nicht handeln. Vollmachten gibt es – im besten Fall – nur für Bankkonten; Personalvollmacht, Handlungsvollmacht oder gar Generalvollmachten zur Fortführung des Unternehmens fehlen.

Unternehmensbezogene Vollmacht – Die Lösung
Die unternehmensbezogene Vollmacht enthält alle Befugnisse, das Unternehmen in allen seinen Facetten fortzuführen, bis der Unternehmer wieder selbst handlungsfähig ist.

II. Die unternehmensbezogene Vorsorgevollmacht des Unternehmers

Diese Art der Vollmacht hilft über die Handlungsunfähigkeit des Unternehmers hinweg. Sie führt dazu, dass

• das Unternehmen fortgeführt werden kann,
• Personalentscheidungen, wie Einstellungen, Ausstellungen, Gehaltsanpassungen, etc. getroffen werden können,
• Verhandlungen mit Banken geführt werden können,
• verbindliche Erklärungen gegenüber Lieferanten und Kunden abgegeben werden können,
• steuergünstige Gestaltungen bei längerer oder dauerhafter Geschäfts- oder Handlungsunfähigkeit des Unternehmers getroffen werden können,
• kurzum: das Unternehmen ohne Beteiligung eines gesetzlichen Betreuers nahtlos fortgeführt werden kann.

III. Generalvollmacht – sinnvoll oder riskant ?

Unternehmer machen sich oft Sorgen, ob eine Generalvollmacht nicht dann zu weite Möglichkeiten für den Bevollmächtigten bietet.
Grundsätzlich ist das richtig, aber im Falle der Handlungsunfähigkeit des Unternehmers durch Krankheit und Geschäftsunfähigkeit – dauerhaft oder kurzzeitig – gilt:

• Gibt es keinen Bevollmächtigten für das Unternehmen mit ausreichenden Befugnissen, wird von dem Betreuungsgericht ein gesetzlicher Betreuer bestellt. Dies ist in aller Regel niemand, der sich mit der Führung eines Unternehmens auskennt.
• Diese Besetzung durch einen gesetzlichen Betreuer über das Betreuungsgericht kann 3 – 4 Wochen dauern – wertvolle Zeit, die genutzt werden könnte.
• Der von Gesetzes wegen bestellte Betreuer hat volle Handlungsbefugnis über das Unternehmen.
• Kunden, Lieferanten und die Belegschaft sind durch die staatliche Maßnahme verunsichert. Wir erleben in solchen Situationen oft, dass von „Vollstreckung“ und „Insolvenz“ gesprochen wird.
• Fehlende strategische Ausrichtungen und eher die vorherrschende Verwaltung des Unternehmens ohne Perspektive führen bei dauerhafter Handlungsunfähigkeit des Unternehmers zur Liquidation des Unternehmens.
• Vorhandene Nachfolger können das Unternehmen nicht – wie der Unternehmer dies zu Lebzeiten und bei bestehender Handlungsfähigkeit geregelt hätte – durch vorweggenommene Erbfolge und unter Berücksichtigung der Steuerbegünstigung von Betriebsvermögen erwerben.

Daher ist es riskant, wenn der Unternehmer nicht selbst einen Bevollmächtigten auswählt und ihm die erforderlichen Befugnisse und Anweisungen gibt.

IV. Unternehmensbezogene Vollmacht | Betreuung

Wenn der Chef für längere Zeit handlungsunfähig erkrankt ist, weiß häufig seine Umgebung nicht, was wie bis wann zu tun ist.
Der kluge Vollmachtgeber dagegen hat für beide Situationen vorgesorgt.
Liegt eine unternehmensbezogene Vollmacht vor, können die Bevollmächtigten gegenüber Lieferanten, Kunden, Personal und Banken dafür Sorge tragen, dass dem Willen und den Wünschen des Vollmachtgebers für sein Unternehmen entsprochen wird.
So kann der Bevollmächtigte z.B.:

• die Gesellschafterrechte des Unternehmers ausüben und einen Geschäftsführer für die Zeit der Handlungsunfähigkeit des Unternehmers bestellen.
• die Geschäfte des Unternehmens nahtlos fortführen.
• notwendige Personalentscheidungen wirksam treffen.
• Verhandlungen mit Banken verbindlich führen und Vereinbarungen treffen.
• die geplante Nachfolge umsetzen, wenn keine Aussicht auf Genesung des Unternehmers besteht und dadurch
• Steuervorteile nutzen.

V. Betreuung regeln!

1,5 Millionen volljährige Menschen waren 2017 in Deutschland geschäftsunfähig und stehen unter gerichtlich angeordneter Betreuung. Daruntern sind auch Unternehmer – mit verheerenden Auswirkungen für ihr Unternehmen. 
Nahe Angehörige werden bei Unternehmen oftmals nur dann als Betreuer des nicht mehr handlungsfähigen Unternehmers bestellt, wenn eine Betreuungsverfügung dies eindeutig bestimmt.
Fehlt diese, wird der zuständige Betreuungsrichter (nach BGB § 1896) eine sog. „geeignete Person“ als Betreuer bestellen.

Interessant:
Wenn der Betreuungsrichter zwischen der Person und dem Betroffenen einen sog. Interessenskonflikt erkennt, gilt der Betreuer als „nicht geeignet“.
Ein solcher Konflikt liegt z.B. vor, wenn der gewünschte Betreuer selbst Miteigentümer von Vermögen des Unternehmers ist oder eine aus Sicht des Betreuungsrichters keine geeignete Ausbildung zur Fortführung des Unternehmens besitzt.
Der Fall, dass Betreuung des Unternehmers eintritt, muss daher geregelt sein !

Praxistipp:

• Die Vollmacht so gestalten, dass sie auch über den Tod des Unternehmers hinaus Geltung hat. Dadurch bleibt die Handlungsfähigkeit des Unternehmens auch bei Eintritt des Todes nach schwerer Krankheit bestehen.
• Den Gesellschaftsvertrag des Unternehmens auf Zulässigkeit einer Vollmacht prüfen und diesen an die Besonderheiten der Vollmacht anpassen.

VI. Betreuungsverfügung ergänzen! Besser noch: Unternehmensbezogene Vollmacht errichten !

Eine optimale Vorsorge stellt daher die unternehmensbezogene Vollmacht dar, die das Unternehmen handlungsfähig hält.

Mindestens aber sollte eine  Betreuungsverfügung des Unternehmers erfolgen. Dann muss der Betreuungsrichter diese benannte Person zum Betreuer bestellen. Das staatliche Verfahren der gesetzlichen Betreuung bleibt, die Person wird aber von dem Unternehmer selbst bestimmt.

Gerichtliches Betreuungsverfahren beeinflussen
Mit der Betreuungsverfügung kann der Unternehmer das gerichtliche Betreuungsverfahren beeinflussen, indem er bestimmt, dass er bei Betreuungsbedarf die von ihm bestimmte Person als Betreuer wünscht.

In Kombination mit der unternehmensbezogenen Vollmacht unschlagbar!
Die unternehmensbezogene Vollmacht hält das Betreuungsgericht außen vor.
Der Bevollmächtigte kann das Unternehmen nahtlos fortführen, die Interessen wahrnehmen und dadurch Vertrauen erzeugen.
Hält das Betreuungsgericht die Vollmacht für unwirksam, besteht noch die Betreuungsverfügung.
Der Betreuungsrichter kommt nicht an der gewählten Person vorbei.

Form der Vollmacht
Die Erteilung der unternehmensbezogenen Vollmacht nebst Betreuungsverfügung ist grundsätzlich formfrei; in Anbetracht der umfangreichen Folgen ist dennoch eine schriftliche Abfassung zu empfehlen.
Ebenso empfiehlt sich eine notarielle Beglaubigung (nur Unterschriftsbeglaubigung erforderlich), um die Vollmacht für Eintragungen im Handelsregister verwenden zu können.

Weisungen an den Bevollmächtigten
Will der Unternehmer sicherstellen, dass der Bevollmächtigte in seinem Sinne handelt, kann er Weisungen erteilen, wie z.B.:

• nur bestimmte Personen zu Geschäftsführern zu bestellen.
• das Unternehmen schnellstmöglich zu verkaufen / nicht zu verkaufen und hierzu Handlungsanweisungen geben (z.B. Kaufinteressenten nennen).
• bestimmte Schlüsselmitarbeiter halten und mit bestimmten weitergehenden Befugnissen ausstatten.
• bestimmte Lieferanten / Kunden kontaktieren.
• einzelne Bereiche zu erweitern oder sogar einzustellen.
• das Unternehmen gegen Einräumung einer Versorgungsrente auf ein Kind zu übertragen.
• steuerliche Gestaltungspielräume ausnutzen.

VII. Steuerrecht als Gegner eines kranken Unternehmers

Fortlaufende Änderungen auf dem Gebiet des Steuerrechts erfordern kurzfristige Gestaltungs- bzw. Anpassungsmaßnahmen.

Ist die umfassende Vertretung durch bevollmächtigte Personen gesichert?
Gesellschaftsverträge, Satzungen und Testamente sollten dahingehend geprüft werden, ob diese eine umfassende Vertretung durch bevollmächtigte Personen bzw. spätere Rechtsnachfolger adäquat gewährleisten.
Anpassungen zur Ausgestaltung eines kompetenten und persönlichen „Sicherheitsnetzes“ sind für Unternehmer notwendig.

Tipp:
Einen versierten Anwalt dabei zu haben ist alternativlos.