Das sollten Sie zu diesem Thema wissen:

Warum sollte jedes Unternehmen einen Notfallkoffer besitzen?

Der Koffer soll sicherstellen, dass das Unternehmen auch in Ausnahmesituationen handlungsfähig bleibt.

• Notfallkoffer sind ursprünglich für Fälle gedacht, in denen der Unternehmer/Geschäftsführer wegen einer Krankheit ausfällt oder verstirbt.
• Im Falle eines Unternehmensverkaufs oder eine Unternehmensübergabe kann der Notfallkoffer ebenfalls hilfreich sein.

Warum sollte ein Notfallkoffer auch für den Fall eines Unternehmensverkaufs bereitstehen?

• Käufer müssen sich nach dem Kauf dringend einen Überblick über Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und vieles mehr verschaffen.
• Käufer müssen außerdem schnell auf Zugangsberechtigungen und Vollmachten zugreifen können, um Rechtsgeschäfte tätigen zu können.
• Verkäufer haben ein Interesse an einem Notfallkoffer, da Käufer oft nur bereit sind, den vollen Kaufpreis zu zahlen, wenn mit dem Unternehmen zeitnah die geplanten Umsätze und Gewinne erwirtschaftet werden können. Soweit das Unternehmen stark von dem Veräußerer abhängig ist, kann es zu Abschlägen von bis zu 50 % kommen.

Welche Dokumente sollte der Notfallkoffer enthalten?

Wichtige Informationen, die sonst nur der Unternehmer kennt, sollten in dem Koffer für Notfälle verwahrt werden.

• Kontovollmachten oder sonstige wichtige Vollmachten,
• PINs und andere essenzielle Zugangscodes,
• Notfallkontakte,
• Unternehmensplanungen (erwarteter Umsatz, geplante Investitionen etc.),
• Übersichten über Geschäftspartner, wichtige Verträge, Versicherungen oder Patente und
• Handlungsanweisungen für Mitarbeiter.

Welche Fragen sollte man sich vor der Ausstattung des Notfallkoffers stellen?

• Soll der Notfallkoffer in Papierform oder digital erstellt werden?
• Sollen nur Kopien oder Originale beigelegt werden?
• Wie wird sichergestellt, dass keine unbefugten Personen Zugriff auf die sensiblen Daten haben?
• Welche Personen sollen Kenntnis von dem Notfallkoffer haben?
• Welche Personen sollen für welchen Notfall Zugriff auf die Dokumente haben?

Wie lange dauert es, bis ein Notfallkoffer komplett ausgestattet ist?

• Für die Beschaffung aller wichtigen Dokumente sind in der Regel nur wenige Tage notwendig.
• Oft ist es jedoch sinnvoll, sich juristische oder notarielle Unterstützung zu holen und sich detailliert beraten zu lassen.
• Insgesamt kann die vollständige Ausstattung eines Notfallkoffers somit 3 bis 6 Monate dauern.